Het niet goed beheren van de tijd tijdens de werkdag kan leiden tot overwerk en chronisch vermoeidheidssyndroom. Als u zich aan eenvoudige regels houdt, kunt u uw werktijd efficiënter gebruiken.
Succes en carrière hangen vaak af van timemanagement, het vermogen om je tijd te plannen. Het is geen geheim dat sommigen erin slagen om alles op de werkplek te doen en de dienst tijdig te verlaten, terwijl anderen constant tot laat op kantoor blijven en de revisie thuis opnemen. Velen kennen de constante haast, de opstapeling van taken en opdrachten, de onmogelijkheid, door de enorme hoeveelheid werk, om zich te concentreren op de huidige taak. Overwerk is een gevolg van langdurig werken onder tijdsdruk.
Om uw activiteiten goed te organiseren, moet u:
- Inventariseer uw tijd in enkele werkdagen en let op het ontbreken van een duidelijke planning, laattijdige afronding van taken, storingen door bezoekers en telefoontjes.
- Analyseer tijdelijke verliezen. Waar meer tijd werd besteed aan een bepaalde taak dan nodig was. Hoeveel tijd werd er aan de telefoon doorgebracht, waren alle telefoongesprekken gericht, of afgewisseld met gesprekken over andere onderwerpen. Hoe vaak gedurende de dag werd er gecommuniceerd met mensen die tijd 'eten'. Wat was het gedrag in onvoorziene situaties: doelloos gedoe of snel en to the point reageren?
- Stel de vraag "Hou ik van mijn werk?" Geen enkele klus kan snel en goed worden geklaard als men er een afkeer van heeft.
Waar te beginnen?
- Bepaal het doel om niet te verdwalen in de kleine dingen en begrijp waar u heen moet.
- Maak een plan: 60% - geplande tijd, 20% - onverwachte tijd, 20% - spontane tijd. Het is noodzakelijk om de opkomende activiteiten te verdelen in lange termijn, middellange termijn en korte termijn. Plan alleen het aantal taken dat echt mogelijk is om uit te voeren.
- Het bijhouden van een dagboek is het belangrijkste zelfmanagementtool, een goed plannings- en controlemiddel. Het is noodzakelijk om plannen bij te stellen en te wijzigen als ze niet haalbaar blijken.
- Neem het prioriteitsprincipe in acht. Prioriteren. Onbelangrijke taken, even uitstellen. Proefoproepen, opdrachten, brieven en andere kleine zaken direct maximaal uit te voeren.
- Leer "nee" zeggen tegen een collega die vraagt om het werk voor hem te doen, in het geval dat: hij het duidelijk zelf kan; vervaldatums kunnen wachten; hij had de taak gisteren moeten voltooien.
- Volg de regels voor het begin van de dag, het grootste deel van de dag en het einde van de dag. Regels om de dag te beginnen: sta op na het wakker worden met een positieve stemming, zonder te schommelen; controleer het werkplan voor de dag opnieuw; alle complexe en belangrijke dingen om 's ochtends te doen; los de belangrijkste taken eerst op. De regels van het grootste deel van de dag: wijs ook dringende zaken af; vermijd ongeplande impulsieve acties; pauzeer tijdig, houd een afgemeten tempo aan; voer kleine vergelijkbare taken in serie uit; om rationeel af te ronden wat is begonnen; tijd en plannen beheersen. Regels voor het beëindigen van de werkdag: voltooi de geplande taken voor de dag; controle van de resultaten en zelfbeheersing; maak een planning voor de volgende dag.
