Soms bereikt de werkdruk zulke proporties dat iemand zich in het nauw gedreven voelt. Wanneer er een groot gebrek aan tijd en energie is om urgente taken uit te voeren, is het tijd om de takenlijst te herzien.
instructies:
Stap 1
Maak een lijst van alle dingen die je deze week moet doen. Bekijk het kritisch en streep de taken door die u niet hoeft te voltooien. Vervolgens moet u die problemen benadrukken, waarvan de oplossing veilig aan iemand anders kan worden toevertrouwd. Deze delegatie van verantwoordelijkheden zal u helpen om te ontladen en opgelucht adem te halen. Vergeet niet om het resultaat later te controleren.
Stap 2
Nu je minder taken hebt en vooral zeker weet dat ze allemaal relevant zijn, is het belangrijk om de workflow goed in te richten. Bedenk welke dingen je kunt combineren, samen voltooien en veel sneller. Haast je niet om meteen aan het werk te gaan, handel verstandig. Misschien kunnen de gebruikelijke algoritmen worden geoptimaliseerd.
Stap 3
Haast je niet naar een nieuwe taak zonder het vorige werk te voltooien. Je wordt dus afgeleid van de zaak, en dan zul je je weer in het proces moeten verdiepen. Door over te schakelen van de ene taak naar de andere en vice versa, vermindert u uw eigen efficiëntie. Als u niet wilt dat uw productiviteit eronder lijdt, probeer dan niet meerdere dingen tegelijk te doen. Hierdoor kan het langer duren en neemt de kwaliteit af.
Stap 4
U kunt één uitzondering maken op de vorige regels. Als je een nieuwe taak hebt die niet meer dan 2 minuten in beslag neemt, doe deze dan meteen. Dit bespaart u tijd bij het plannen van dit kleine ding en het in uw schema opnemen. Deze taken omvatten bijvoorbeeld een kort telefoontje, het verzenden van een fax of e-mail.
Stap 5
Om een groot, arbeidsintensief project aan te kunnen, hoeft u niet een hele vrije dag door te brengen en lang uw gedachten te verzamelen. Zo'n kans komt misschien nooit en de zaak moet worden opgelost. Het is beter om dagelijks 20 minuten uit te trekken voor een globale taak. Op deze manier beschadigt u uw gebruikelijke schema niet en laat u een belangrijke taak niet in de steek.
Stap 6
Houd de deadlines bij waarbinnen u op tijd moet zijn om deze of gene taak te voltooien. Probeer je aan de vastgestelde data te houden. Vertraging kan gepaard gaan met verschillende ongewenste gevolgen en het verschijnen van aanvullende instructies. Daarom moet u van tijd tot tijd de lijst met taken doornemen en dringende taken naar de bovenste regels verplaatsen.
Stap 7
De onaangename dingen die boven je hangen, kunnen het gevoel van overweldiging verergeren. Daarom is het belangrijk om deze zo snel mogelijk af te handelen. Begin de ochtend elke keer met een taak waar je niet echt een hart voor hebt. Maar dan kun je de hele dag trots op jezelf zijn en genieten van het gevoel van vrijheid.
